Munkaerő-felvétel és on-boarding online

Folyamatos toborzás a covid alatt, mint előre menekülési stratégia? Hatékony beléptetés a home office alatt. Interjú

On-boarding online. Hogyan menedzseljük a munkatársfelvételt ebben az időszakban, mennyire sérül a jelöltélmény, mit tehetnek a cégek a lehető legjobbat hozzák ki ebből a helyzetből. Somodi Bettinával, toborzás-kiválasztás szakértővel beszélgettünk az elmúlt egy év tapasztalatairól.

Hogy alakul most nálatok a munkaerő-felvétel a covid időszak alatt? Vannak toborzások vagy létszámstop van?

Nálunk már tavaly márciusban sem volt leállás. Mi az előre menekülés stratégiáját választottuk. Folyamatosan toboroztunk és toborzunk jelenleg is. A stratégia mögött az a gondolat állt, hogy bármi lesz is, emberekre szükségünk lesz, nem rettentünk meg, inkább mindent megtettünk annak érdekében, hogy a cég stabil maradjon. Növeltük az értékesítési csapatot és dupla annyi marketing eszközt vetettünk be, hogy a cég átvészelje a válságot. Vettünk fel a teljes karantén idején is új kollégát, ahol mi is új helyzetbe kerültünk, hiszen van olyan kollégánk, akit csak első munkanapján ismertünk meg személyesen. 

Hogyan oldjátok meg online a munkatársfelvélt és beléptetést ebben az időszakban? 

Mivel mi magunk országos szinten végzünk munkaerő toborzást partnereink számára, ezért nem idegen az, hogy egyes jelölteket videóinterjún keresztül mérünk fel. Szakmánkból adódóan, éppen ezért nem kellett, teljesen új munkamódszerhez szoknunk. A teljes folyamatot le tudjuk menedzselni online, az interjúztatást valamilyen videóalkalmazáson keresztül hajtjuk végre, a beléptetéshez is elegendő pár e-mail váltás. Mi nem látunk ebben nehézséget. Nyilván a személyesség fontos egy felvételi folyamatban, hiszen legprofibban személyes találkozás útján lehet felmérni egy-egy pályázót. Ettől függetlenül a jelenlegi helyzet adta kényszer sem nehezít sokat a tevékenységen. Ami még talán nálunk fontos tényező, hogy jellemzően pályakezdő fiatalokat veszünk fel, akik hozzá vannak szokva az online térhez, így gördülékeny minden folyamat. 

Az on boarding folyamat normál helyzetben is igen fontos, érzékeny időszak az új belépők számára. Mennyire sérül ez jelen helyzetben, amikor egyből home office-ban kezd valaki?  Milyen módszereket, eszközöket használtok, hogy tényleg a csapat részéve tudjon válni az új kolléga?

Valóban nem könnyű menedzselni ezt a részét a folyamatnak. Bár nekünk van kidolgozott stratégiánk a betanulási/beszoktatási időszakra is, azt azért látjuk, hogy bármilyen jó is a módszertanunk a személyességet nem tudjuk pótolni vele. Maga a betanulási folyamat eleje nálunk egy e-learning rendszeren keresztül történik. Tehát az alapok elsajátításához nincs is szükség konkrétan már tapasztalt kolléga segítségére. Természetesen minden új belépő kolléga kap maga mellé egy dedikált mentort, aki segíti a folyamatban és akihez fordulhat felmerülő kérdések esetén. A csapat összetartást egyrészt napindító közös videókonferenciával próbáljuk erősíteni, minden csapat a napot egy közös beszélgetéssel kezdi. Ez nem vesz el sok időt, de ilyenkor kifejezetten figyelnek arra a csapatvezető kollégák, hogy ne munkáról legyen szó. Másrészt kis csoportokban, persze betartva a járványügyi szabályozást, de a kollégáknak van lehetőségünk irodából dolgozni. Figyelünk arra, hogy a megengedett létszámnál ne legyen bent egy helyiségben több kolléga, de új belépő esetén az a csapat, ahova kerül az új szakember vállalja azt, hogy pár hétig többet jár be személyesen is az irodába. A teljes cég is szokott közös meetinget tartani havi egyszer, amikor a vezetőség tájékoztatást ad arról, hogy milyen dolgok történtek a cég életében a hónap során, akik kiemelten teljesítettek itt külön dicséretben részesülnek. Nagyon figyelünk arra, hogy megmaradjon a csapat érzés a teljes cégben, így most már egy év távlatából, merem mondani, hogy meglehetősen jól sikerült abszolválnunk ezt a feladatot. 

Mesélj kicsit az e-learning rendszeretekről, mikor vezettétek be, hogy működik, milyen oktatóanyagot használtok?

Szerencsére cégünk vezetőségét mindig is jellemezte az előrelátás, a mi e-learning rendszerünk már bőven a covid előtt is létezett. Persze ez nem azt jelenti, hogy előre láttunk volna egy világjárványt, viszont technológiai szempontból igyekszünk mindig előrelátók lenni. Maga a rendszer egyrészt erős elméleti alapokat fektet le egyes munkakörökkel kapcsolatosan, másrészt gyakorlati feladatok sorozatából áll. Maga a tudásanyag a legprofibb kollégáink javaslatai alapján készült el, így főként gyakorlatorientált. Minden poszthoz, melyre gyakran léptetünk be új embert külön anyag készült, arra is figyeltünk, hogy senior és junior szintre külön anyagokat gyártottunk. Továbbá élőszereplős videós anyagokat is tartalmaz, mely felvételeken a legseniorabb kollégák osztják meg best practice-iket. Igyekeztünk nem egy száraz oktatóanyagot készíteni, törekedtünk arra, hogy olyan elemeket tartalmazzon, ami tényleg fontos a mindennapi munkavégzéshez. Egy-egy oktató blokk végén tesztkérdések vannak, melyeket, ha valaki nem helyesen válaszol meg, akkor újra kell tanulnia a hibázott részt. Ezzel gyakorlatilag szinte teljesen kiváltottuk azt, hogy egy konkrét kollégának kelljen végig vezetnie valakit a folyamaton. Bár van egy-két olyan feladat, amit a betanítást végző kollégánkkal kell elvégezni a tanulónak, de ez elhanyagolható százalék. 

Hogy látod, teljesen képes helyettesíteni ez a metódus a normál toborzást és beléptetést? Lehet ugyanolyan az elköteleződés?

Nem gondolom, hogy ez a metódus rontana az elköteleződésen. Ha objektíven nézem, akkor igen, tudja teljesen pótolni ez a folyamat a korábbit. 

Egyrészt saját tapasztalatunkról beszélek, másrészt azt látni kell, hogy ezt nem a covid hívta életre. A covid miatt több cég kényszerült ilyen módszerekhez folyamodni, de korábban is volt rengeteg cég és több szakterület is, ahol eleve ez volt a megszokott. Globális cégeknél és mondjuk informatikai területen egyáltalán nem idegen az, hogy személyes találkozás nélkül tudjanak együtt dolgozni többen. Én személy szerint jobb szeretem a személyes megbeszéléseket, de ez munkámból is fakad, mégis csak HR-es vagyok, a munkám lényege az, hogy emberekkel foglalkozom. Ettől függetlenül, ha pusztán tényeket nézek, gond nélkül tudok dolgozni távolról is, nem gátolja a munkámat. Vannak viszont olyan szakterületek, ahol azért nem ennyire lehet egyértelműen ezt a kijelentést megtenni. A vendéglátás-idegenforgalom, rendezvényes szakma egy jó pár évtizedig még nem lesz online. 😊 Azt nem látom, mit hozhat még a jövő technolóiája, de nyilván szakterület függvénye ez a kérdés. Előnye több is van ennek. Egyrészt maga a beléptetési folyamat felgyorsult. Hiszen nem kell a személyes találkozó időpontját annyit szervezni, így, hogy akár otthonából is interjúzni tud velünk egy jelölt elég nagy szabadságot ad mindkét félnek. Másrészt több kolléga is van, akiknek a teljesítménye javul a home office alatt, olyat nem tapasztaltunk, hogy romlott volna bárkinek is a munkája. Persze együtt jár ez azzal, hogy egy-egy vezetőnek nagyon oda kell arra figyelnie a munkavállaló ne essen a ló túloldalára. Otthonról dolgozni kényelmes és sok esetben nagyobb hatékonysággal is jár, hiszen legtöbben kialakítanak egy olyan munkateret magunknak, ahol senki nem zavarja meg őket, irodában ez nehezebb. Másrészt sokan túlóráznak, alig tudják letenni a munkát. Nagyon oda kell figyelni arra, hogy a munkavállalók képesek legyen betartani a határokat.

Milyen tippeket adnál azoknak a cégeknek, akik szintén ebben a helyzetben vannak?

Azt látom a piacon, hogy valamilyen formában szinten minden cég már alkalmazkodott. Voltak, akiknek kicsit lassabb volt a reakció ideje, de sajnos már egy év eltelt ebben az állapotban, ez elég idő volt a legtöbb vállalatnak a módszerek kialakításában. Így ebben nem is hiszem, hogy különösebben újszerű tanácsot tudnék adni. Ha mondanom kell valami, akkor az a korábbi kérdésre kifejtett válaszom lenne. A módszertan megvan, a technológiai háttér biztosított, innentől a vezetőkön van a hangsúly. Az a feladatuk, hogy képesek legyenek egyben tartani egy csapatot és észre kell tudniuk venni, ha valamelyik munkavállalóval baj van. Erre a cégeknél érdemes nagy hangsúlyt fektetni, ha kell vezetőket tovább képezni, felkészíteni a feladatra.