Onboarding online. Hogyan menedzseljük a munkatársfelvételt ebben az időszakban? Mennyire sérül a jelöltélmény, mit tehetnek a cégek a lehető legjobbat hozzák ki ebből a helyzetből? Somodi Bettinával, toborzás-kiválasztás szakértővel beszélgettünk az elmúlt egy év tapasztalatairól.
Onboarding egy fejvadász cég esetén
Hogy alakul most nálatok a munkaerő-felvétel a covid időszak alatt? Vannak toborzások vagy létszámstop van?
Nálunk már tavaly márciusban sem volt leállás. Mi az előre menekülés stratégiáját választottuk. Folyamatosan toboroztunk és toborzunk jelenleg is. A stratégia mögött az a gondolat állt, hogy bármi lesz is, emberekre szükségünk lesz, nem rettentünk meg. Inkább mindent megtettünk annak érdekében, hogy a cég stabil maradjon.
Növeltük az értékesítési csapatot és dupla annyi marketingeszközt vetettünk be, hogy a cég átvészelje a válságot. Vettünk fel a teljes karantén idején is új kollégát. Ekkor mi is új helyzetbe kerültünk: lett olyan kollégánk, akit csak első munkanapján ismertünk meg személyesen.
Hogyan oldjátok meg online a munkatársfelvélt és az onboarding folyamatokat ebben az időszakban?
Mivel mi magunk országos szinten végzünk munkaerő-toborzást partnereink számára, nem idegen az, hogy egyes jelölteket videóinterjún mérünk fel. Szakmánkból adódóan, éppen ezért nem kellett, teljesen új munkamódszerhez szoknunk. A teljes folyamatot le tudjuk menedzselni online, az interjúztatást valamilyen videóalkalmazáson keresztül hajtjuk végre. A beléptetéshez is elegendő pár e-mail váltás. Mi nem látunk ebben nehézséget. Nyilván a személyesség fontos egy felvételi folyamatban, hiszen legprofibban személyes találkozás útján lehet felmérni egy-egy pályázót. Ettől függetlenül a jelenlegi helyzet adta kényszer sem nehezít sokat a tevékenységen. Ami még fontos tényező nálunk, hogy jellemzően pályakezdő fiatalokat veszünk fel, akik rutinosak az online térben, így gördülékeny minden folyamat.
Integrálás a tomboló vírus idején
Az onboarding folyamat normál helyzetben is igen fontos, érzékeny időszak az új belépők számára. Mennyire sérül ez jelen helyzetben, amikor egyből home office-ban kezd valaki? Milyen módszereket, eszközöket használtok, hogy tényleg a csapat részéve tudjon válni az új kolléga?
Valóban nem könnyű menedzselni ezt a részét a folyamatnak. Bár nekünk van kidolgozott stratégiánk a betanulási/beszoktatási időszakra is, látjuk, hogy nem tudjuk pótolni a személyességet. Az onboarding folyamat eleje nálunk egy e-learning rendszeren keresztül történik. Tehát az alapok elsajátításához nincs is szükség konkrétan már tapasztalt kolléga segítségére. Természetesen minden új belépő kolléga kap maga mellé egy dedikált mentort, aki segíti, és akihez fordulhat felmerülő kérdések esetén.
A csapatösszetartást egyrészt napindító közös videókonferenciával erősítjük, minden csapat a napot egy közös beszélgetéssel kezdi. Ez nem vesz el sok időt, de ilyenkor kifejezetten figyelnek arra a csapatvezető kollégák, hogy ne munkáról legyen szó.
Másrészt kis csoportokban, a járványügyi szabályozást betartva, a kollégáknak van lehetőségünk irodából dolgozni. Gondosan figyelünk arra, hogy a megengedett létszámnál ne legyen bent egy helyiségben több kolléga. Új belépő esetén a bővülő csapat vállalja, hogy pár hétig többet jár be személyesen is az irodába.
A teljes cég is szokott közös meetinget tartani havi egyszer, amikor a vezetőség tájékoztatást havi céges történésekről. Ilyenkor, akik kiemelten teljesítettek adott hónapban, külön dicséretben részesülnek. Nagyon figyelünk arra, hogy megmaradjon a csapatkohézió a teljes cégben. Most, már egy év távlatából merem mondani, hogy meglehetősen jól sikerült abszolválnunk ezt a feladatot.
E-learning személyes oktatás helyett
Mesélj kicsit az e-learning rendszeretekről, mikor vezettétek be, hogy működik, milyen oktatóanyagot használtok?
Szerencsére cégünk vezetőségét mindig is jellemezte az előrelátás, a mi e-learning rendszerünk már bőven a covid előtt is létezett. Jellemző ránk, hogy technológiai szempontból előrelátásra törekszünk. Maga a rendszer egyrészt erős elméleti alapokat fektet le egyes munkakörökkel kapcsolatosan. Másrészt gyakorlati feladatokat felvonultató sorozatából áll. A tudásanyag a legprofibb kollégáink javaslatai alapján készült el, így főként gyakorlatorientált. Minden poszthoz, melyre gyakran léptetünk be új embert, külön anyag készült. Arra is figyeltünk, hogy senior és junior szintre külön anyagokat gyártsunk.
Továbbá élőszereplős videós anyagokat is tartalmaz, mely felvételeken a legseniorabb kollégák osztják meg best practice-iket. Igyekeztünk nem száraz oktatóanyagot készíteni. Törekedtünk arra, hogy olyan elemeket tartalmazzon, ami tényleg fontos a mindennapi munkavégzéshez. Egy-egy oktató blokk végén tesztkérdések vannak, melyeket, ha valaki nem helyesen válaszol meg, akkor újra kell tanulnia a hibázott részt. Ezzel szinte teljesen kiváltottuk azt, hogy egy konkrét kollégának kelljen végigvezetnie valakit a folyamaton. Bár van egy-két olyan feladat, amit a betanítást végző kollégánkkal kell elvégezni a tanulónak, de ez elhanyagolható százalék.
Online onboarding és személyesség: kiválthatja egymást a kettő?
Hogy látod, teljesen képes helyettesíteni ez a metódus a normál toborzást és beléptetést? Lehet ugyanolyan az elköteleződés?
Nem gondolom, hogy ez a metódus rontana az elköteleződésen. Ha objektíven nézem, akkor igen, tudja teljesen pótolni ez a folyamat a korábbit. Egyrészt saját tapasztalatunkról beszélek, másrészt látni kell, hogy ezt nem a Covid hívta életre.
A Covid miatt több cég kényszerült ilyen módszerekhez folyamodni, de korábban is volt rengeteg cég és több szakterület is, ahol megszokott volt. Globális cégeknél, vagy pl. informatikai területen egyáltalán nem idegen az, hogy személyes találkozás nélkül tudjanak együtt dolgozni többen.
Én személy szerint jobb szeretem a személyes megbeszéléseket, de ez munkámból is fakad, mégis csak HR-es vagyok. A munkám lényege az, hogy emberekkel foglalkozom. Ettől függetlenül, ha pusztán tényeket nézek, gond nélkül tudok dolgozni távolról is, nem gátolja a munkámat.
Nem mindenhol működik az online onboarding
Vannak olyan szakterületek, ahol azért nem ennyire egyértelmű a helyzet. A vendéglátás-idegenforgalom, a rendezvényes szakma egy jó pár évtizedig még nem lesz online. 😊 Azt nem látom, mit hozhat még a jövő technolóiája, de nyilván szakterület függvénye ez a kérdés. Előnye több is van ennek.
Egyrészt maga a beléptetési folyamat felgyorsult. Mivel nem kell személyes találkozót szervezni, és akár otthonról is interjúzhat velünk egy jelölt, elég nagy szabadságot ad mindkét félnek.
Másrészt több kolléga is van, akiknek a teljesítménye javul a home office alatt, olyat nem tapasztaltunk, hogy romlott volna bárkinek is a munkája. Ez együtt jár azzal, hogy egy-egy vezetőnek nagyon oda kell figyelnie arra, hogy a munkavállaló ne essen át a ló túloldalára. Otthonról dolgozni kényelmes, és sok esetben nagyobb hatékonysággal is jár. A legtöbben kialakítanak egy olyan munkateret magunknak, ahol senki nem zavarja meg őket, irodában ez nehezebb. Másrészt sokan túlóráznak, alig tudják letenni a munkát. Nagyon oda kell figyelni arra, hogy a munkavállalók képesek legyen betartani a határokat.
Milyen tippeket adnál azoknak a cégeknek, akik szintén ebben a helyzetben vannak?
Azt látom a piacon, hogy valamilyen formában szinten minden cég már alkalmazkodott. Voltak, akiknek kicsit lassabb volt a reakció ideje, de sajnos már egy év eltelt ebben az állapotban, ez elég idő volt a legtöbb vállalatnak a módszerek kialakításában. Így ebben nem is hiszem, hogy különösebben újszerű tanácsot tudnék adni. Ha mondanom kell valami, akkor az a korábbi kérdésre kifejtett válaszom lenne. A módszertan megvan, a technológiai háttér biztosított, innentől a vezetőkön van a hangsúly. Az a feladatuk, hogy képesek legyenek egyben tartani egy csapatot és észre kell tudniuk venni, ha valamelyik munkavállalóval baj van. Erre a cégeknél érdemes nagy hangsúlyt fektetni, ha kell vezetőket tovább képezni, felkészíteni a feladatra.
